Sur le papier, c'est 15 €/mois Pipedrive contre 0 € Excel. Pourquoi un artisan paierait pour ce qui semble identique ? Parce que le vrai coût Excel CRM ne se voit pas dans la facture du logiciel. Il se voit dans les heures perdues à fouiller des onglets, dans les relances oubliées, dans les prospects qu'on perd parce qu'on n'a pas vu que le devis dormait depuis 12 jours.
Concrètement, dans la majorité des cas que nous voyons en diagnostic, les artisans qui démarrent sur Excel passent à un CRM léger sous 6 à 12 mois — et tous racontent la même chose : « j'aurais dû le faire deux ans plus tôt ». Voici le comparatif chiffré Pipedrive artisan vs Excel CRM artisan sur 8 critères, et le calcul honnête du coût Excel CRM caché sur 12 mois.
À retenir
- Excel coûte 0 € de licence mais ~387 € par mois en temps perdu pour un artisan IDF de 14-20 devis/mois.
- Pipedrive 15 euros par utilisateur par mois — soit ~12,5× moins cher en coût total qu'Excel à volume équivalent.
- 8 critères de comparaison : saisie, recherche, automatisation, suivi, mobile, partage, sauvegarde, coût total 12 mois.
- Bascule recommandée dès 20 chantiers/mois ou 3 prospects perdus par mois faute de relance.
Excel n'a jamais été conçu pour un CRM. Voici pourquoi.
Excel a été conçu en 1985 pour faire des calculs financiers. Pas pour suivre des prospects, déclencher des relances, ou centraliser des conversations clients. Quand un artisan IDF s'en sert comme CRM, il fait travailler un outil à 30 % de ce qu'on lui demande — et il paie la différence sur les 70 % manquants.
Les 5 friction-points qu'on observe systématiquement en diagnostic :
- Pas de recherche fulltext sur les colonnes Notes — vous perdez 4 à 8 minutes à retrouver un prospect cité dans un commentaire.
- Pas de rappel automatique — vous oubliez 18 à 25 % de vos relances parce que rien ne vous ping.
- Pas de mobile — sur chantier, vous ne pouvez pas mettre à jour un statut depuis votre téléphone (ou alors via une feuille Google qui finit corrompue).
- Pas de filtres complexes — « tous les devis envoyés il y a plus de 10 jours sans réponse » → bricolage de formules SI(), 30 minutes minimum.
- Pas d'intégration native — vous re-tapez chaque info dans 3 endroits (Excel, mail, Word).
C'est le pendant Excel du piège devis Word le soir. Même outil de bureautique généraliste utilisé hors de son cadre. Même coût caché qui s'accumule sans qu'on le mesure.
Le comparatif sur 8 critères
| Critère | Excel | Pipedrive |
|---|---|---|
| Saisie d'un nouveau prospect | 2 min (10 colonnes à remplir) | 30 sec (formulaire pré-rempli) |
| Recherche prospect par nom partiel | Ctrl+F basique, lent | Recherche fulltext instantanée |
| Automatisation des relances | Aucune (rappels manuels) | Workflows natifs (J+2, J+6, etc.) |
| Suivi de pipeline visuel | Tableau de chiffres | Kanban drag-and-drop |
| Mobile (app native) | Inutilisable réellement | App iOS/Android propre |
| Partage avec un salarié | Mail un fichier, chaos de versions | Multi-utilisateur natif |
| Sauvegarde automatique | Manuel + risque corruption | Cloud, historique des modifs |
| Coût total 12 mois (1 utilisateur) | 0 € + temps perdu | 180 € + temps économisé |
Le critère 8 est trompeur. Le coût visible Excel est 0 €. Le coût total Excel est de loin supérieur à Pipedrive. Démonstration chiffrée ci-dessous.
Le calcul du coût Excel CRM sur 12 mois
Hypothèses sur un artisan IDF médian, 1 utilisateur, 14-20 devis/mois :
| Poste | Excel | Pipedrive |
|---|---|---|
| Licence/mois | 0 € | 15 € |
| Temps saisie/recherche (h/mois) | 6,5h | 1,2h |
| Relances oubliées/mois | 4 à 6 prospects | 0 à 1 |
| Prospects perdus/mois (estimés) | 1,8 | 0,3 |
| Coût opportunité prospect perdu (panier 4 200 € × marge 38 %) | 1 596 € × 1,8 = 2 873 €/mois | 1 596 € × 0,3 = 479 €/mois |
| Coût temps saisie (58 €/h) | 377 €/mois | 70 €/mois |
| Total coût mensuel | 3 250 € | 564 € |
Différentiel : 2 686 €/mois en faveur de Pipedrive. Soit ~32 200 €/an. Et on n'a pas compté la sérénité d'avoir un système qui ne perd jamais une info.
Si vous trouvez le chiffre énorme, vérifiez avec vos propres données : combien de prospects que vous avez « laissé filer » ces 6 derniers mois ? Multipliez par votre marge brute par chantier. C'est précisément ce que le tableur invisibilise.
Quand Excel suffit vraiment (et quand il ne suffit plus)
Excel suffit si vous êtes : - Solo, < 8 devis/mois - 100 % bouche-à-oreille, aucune génération de prospects « froids » - Cycle de signature < 7 jours en moyenne (peu de relances nécessaires)
Excel ne suffit plus si vous êtes : - 20 chantiers/mois ou plus - Vous perdez 3 prospects/mois faute de relance - Vous avez un salarié à coordonner sur les RDV - Vous voulez automatiser vos relances post-devis (voir setup Make en 2h)
Le switch n'est pas une question de taille d'entreprise. C'est une question de volume de prospects en cycle de décision actif. À 8 prospects ouverts en parallèle, votre mémoire suffit. À 25, elle ne suffit plus, et chaque oubli vaut 1 596 € de marge brute perdue.
La bascule Excel → Pipedrive en 4 heures
Le coût psychique du switch est ce qui retient le plus les artisans. Pourtant le passage tient en 4 heures de configuration.
- Export Excel en CSV (30 min) — Une colonne par champ Pipedrive (Nom, Téléphone, Email, Source, Étape pipeline, Notes).
- Création du pipeline dans Pipedrive (45 min) — Définition des 5-7 étapes (Lead, Qualifié, Devis envoyé, Relance 1, Relance 2, Signé, Perdu).
- Import CSV → fiches Pipedrive (15 min) — Mapping automatique.
- Configuration des automatisations natives (1h30) — Rappel J+2 après devis envoyé, mail de remerciement à la signature, etc.
- Test sur 5 fiches réelles + ajustements (1h) — Vérifier que tout remonte bien dans l'app mobile.
L'investissement est récupéré dès le premier mois.
L'alternative Excel suivi clients pour < 10 chantiers/mois
Si vous êtes encore sous 10 chantiers/mois et que 15 €/mois vous semble prématuré, deux pistes :
- Notion gratuit — base de données plus structurée qu'Excel, vue Kanban native, mobile correct. Pas d'automatisation, mais déjà 3× plus propre que Excel.
- Google Sheets + Make — voir la mécanique dans comment Make automatise vos relances en 2h de setup. Plus de paramétrage que Pipedrive, mais 0 € sur le CRM.
Au-delà de 20 chantiers/mois, ces alternatives plafonnent. Pipedrive (ou équivalent CRM TPE bâtiment dédié comme Codial / Mediabat à 30-60 €/mois) devient nécessaire.
L'erreur qu'on voit le plus en diagnostic
Reporter le switch « parce qu'il faut le temps de faire ça proprement ». Six mois après, c'est toujours pas fait. Pendant ce temps, 11 000 € de prospects ont filé.
Faites d'abord la méthode des 5 jours pour chronométrer vos heures admin sur la colonne « suivi clients ». Si vous y passez > 1h/semaine ou si vous notez 2 « j'ai oublié de relancer X » dans le carnet, le diagnostic est posé. Bloquez les 4 heures de bascule dans les 14 jours.
En résumé
- Excel coûte 0 € de licence mais ~3 250 €/mois en coût total caché pour un artisan IDF actif.
- Pipedrive artisan à 15 € ramène le coût total à ~564 €/mois — différentiel ~2 686 €/mois en sa faveur.
- 8 critères de comparaison : Pipedrive gagne sur 7, égalité sur le 8e (coût visible licence).
- Bascule recommandée à 20 chantiers/mois ou 3 prospects perdus/mois faute de relance.
- Alternative Excel suivi clients : Notion gratuit ou Google Sheets + Make, valide jusqu'à 10-15 chantiers/mois.
- Bascule technique : 4 heures, ROI sur le premier mois.
Pour aller plus loin
- Devis Word le soir : pourquoi 80 % des artisans tombent dans ce piège — la logique parallèle côté devis.
- Électricien Paris : comment Make automatise vos relances en 2h de setup — l'intégration CRM + automatisation SMS.
- La méthode des 5 jours pour chronométrer ses heures admin — mesurer le temps Excel avant de basculer.
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